时间评估

　　▷Q5:现场时间安排出了哪些问题

　　上面我们说了严格执行的必要性，但不可否认的一点，能做到完美执行时间表的活动实在是太少了。因此，我们要求，在每一次会议之后，你都要认真审视时间上的问题。

　　我们建议你从两方面去客观考量这个问题：

　　①有哪些我没有想到的突发情况?

　　突发情况是不以人的意志为转移的，说发生就发生，没有任何预兆。明明该领导发言了， 却告诉你领导没带发言稿。因此这方面的考量，着重从这些临时的突发情 况进行分析：有哪些是我目前的经验可以想到，但我却 没有做合理的应急预案的?而有哪些通过这次的活动可 以给我之前没有的经验，让我在下次做活动的过程中能够做更多的针对突发情况的预案。做过这样2~3次的总结，你就会发现事实上所有突发情况都是大同小异的 ，你完全可以用一整套对应体系来解决它们。

　　②有哪些时间安排是不符合现场情况的?

　　举个例子，客人们正在觥交错，开心叙旧，突然这个时候灯光飞舞，低音炮轰鸣，来得毫无先兆更毫无头绪，客人们不被吓一跳才怪呢!好的会议策划人员会在一开始就和他的客户进行深入的沟通：您想请多少人，他们的社会关系和人际关系是怎样的?年龄构成是怎样 的?职务构成是怎么样的?你了解得越多，你就越容易站在参与人的角度去考量你的活动：有些时候并不是一环紧扣一环就一定正确，活动的最终目的是让参与者记忆深刻并高度参与其中，因此根据你深入沟通的客观情况去针对性地设置"每一个"环节，而不是每个环节都

　　是固定3~8分钟，这样显然是不对的。
　▷Q4： 时间安排是否被严格执行

　　我们看到过很多会议策划者这样说：我们这次的会议是相对成功的，我们严格地执行了我们所有的安排表，甚至可以说一分不差! 事实上这句话是非常荒唐的，其不靠谱程度你通过简单的想象就可以发现：你去超市买上一点东西，最后结账的时候发现价格和你预想的完全不一样：要么是你算错了，要么就是超市的价格牌出现了问题。如果是后者，那么想必你肯定要找收银员的麻烦了。

　　所以我们的客户处于较被动的状态，他们往往只敢奢求：老天保佑，我手上的这份计划表能够顺利执行，千万不要有什么太大的差别。而我们的会务人员昵，却像极了上帝：我们几乎做到了一分不差哦!

　　——明明是分内的事情，却变成了邀功领赏的本钱。

　　所以在整场会议结束之后，不要急着去向你的客户大放厥词，先试着重新审视一下自己的时间表，虽然活动中有很多临时突发事件，但一个好的会议策划者应该是能考虑到各种各样的情况的，时间就是时间，安排就是安排，最坏的事情就是你给人一个美好的假设和期望，

　　反过来却告诉他：事实上这样也很好了!